Problemy kadrowe: rozliczanie urlopu wypoczynkowego

Według kodeksu pracy każdy pracownik powinien otrzymać urlop wypoczynkowy, którego długość uzależniona jest od posiadanego stażu pracy. Urlop udzielany jest na konkretną liczbę dni, a dni przeliczane powinny być godziny, co jest szczególnie ważne w przypadku osób pracujących w mniejszym lub większym wymiarze czasu pracy niż 8 godzin. I choć z pozoru obliczenie długości urlopu przysługującego pracownikowi wydawać mogłoby się łatwe, to jednak w praktyce okazuje się, że proces ten niesie za sobą wiele pułapek.

Staż pracy, czyli…

Kwestią zasadniczą podczas wyliczania długości urlopu jest określenie stażu pracy. W przypadku stażu wynoszącego mniej niż 10 lat pracownik ma prawo do 20 dni urlopu w roku kalendarzowym, a jeśli jego staż jest dłuższy niż 10 lat, przysługuje mu 26 dni urlopu. Jednakże obliczenie stażu może sprawiać trudności, ponieważ składają się na niego nie tylko lata pracy. Doliczyć należy również okresy podlegające wliczeniu do stażu pracy na mocy odrębnych przepisów, są to m.in. czas służby wojskowej, okres nauki, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, pobierania stypendium w trakcie odbywania stażu PUP czy też lata pracy na roli. Jednym z częstszych problemów jest kwestia przepracowanych lat świadczenia pracy w ramach umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) i własnej działalności gospodarczej – należy pamiętać, że nie są to okresy pozostawania w stosunku do pracy, więc nie zasilają stażu urlopowego.

Niepełny etat, system równoważny

Trudności dla działu kadr stanowi obliczenie długości urlopu dla osób zatrudnionych na niepełny etat. W tym wypadku najpierw obniża się wymiar urlopu w proporcji do wymiaru etatu na cały rok kalendarzowy, a następnie uzyskany wynik mnoży się przez 8 godzin odpowiadających jednemu dniowi pracy. Równie skomplikowana sytuacja zachodzi przy rozliczaniu urlopu dla osoby pracującej w systemie równoważnym. Wymiar godzinowy udzielonego urlopu musi odpowiadać dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w dniu, w którym zostaje udzielony urlop. Oznacza to, że udzielając urlopu w systemie równoważnym, należy najpierw sprawdzić, jaka ilość godzin pracy przypada na konkretny dzień pracy, a następnie odjąć ją z przysługującej pracownikowi puli urlopowej. Kolejną kłopotliwą sytuacją jest również rozliczenie urlopu osobie, której w ciągu roku zmienił się wymiar czasu pracy. W takim wypadku należy odpowiednio zmniejszyć lub zwiększyć wymiar urlopu na zasadach obowiązujących przy ustalaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Oddzielnie oblicza się wtedy przysługujący urlop za okres przed i po zmianie wymiaru czasu pracy i sumuje się wyniki.

Jak rozliczyć urlop w pierwszym roku pracy

Pierwszy rok pracy wiąże się z nieco innym prawem do urlopu wypoczynkowego – w tym wypadku urlop przyznawany zostaje z dołu. Na jeden przepracowany miesiąc pracownikowi przysługuje 1/12 rocznej puli urlopowej. Kłopotliwe jednak okazuje się zdefiniowanie miesiąca pracy, który może być uznawany jako miesiąc kalendarzowy lub jako kolejne 30 dni. W tym wypadku należy pamiętać, że zawsze trzeba brać pod uwagę miesiąc kalendarzowy, a jeśli pracownik został zatrudniony innego dnia niż 1 dzień miesiąca, przepracowany miesiąc powinno się liczyć od dnia podpisania umowy do dnia datą go poprzedzającym w następnym miesiącu kalendarzowym.

Przedstawione zagadnienia to jedynie część problemów, jakie pojawiają się podczas rozliczania urlopów wypoczynkowych pracowników. Często ich rozwiązanie wymaga dobrej znajomości przepisów prawa pracy, dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio dobrać zespół działu kadr i płac lub powierzyć jego obsługę profesjonalnej firmie zewnętrznej.

Źródło: MDDP – Outsourcing kadr i płac

 

Polecamy w tym tygodniu:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *